個人情報保護方針
「個人情報」とは、お客様の氏名・生年月日などにより、特定の個人を識別できるもの又は個人識別符号が含まれるものを指します。株式会社日本エイジェント（以下、「当社」という）は、不動産の仲介・管理・売買、不動産に関連するサービス等を営む企業として、お客様の信頼を第一に考え、本人を特定できる情報（以下、「個人情報」と総称する）の適正管理を行うことが、お客様のみならず、当社従業員にとっても重要であると認識しています。当社は、これら個人情報を適切に取扱うことが社会的責任であり、事業活動の基本であるという考えのもと「個人情報保護方針」を定め、これを公開すると共に周知します。この方針達成のため、当社が取り扱う個人情報の重要性を認識し、役員はじめすべての従業員が個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、個人情報保護に努めてまいります。また、当社とお取引頂く企業様の各種情報につきましても、当該個人情報保護方針に準じた扱いをもって、保護に努めてまいります。
1．個人情報の取得と利用について
当社は個人情報を取得する場合には、事前に利用目的及び提供の有無を明確にし、本人の同意を得た上で、目的の範囲内において適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
＜利用目的＞
- 不動産の売買、仲介、賃貸、管理等の取引に関する申込・契約の履行及び関連する情報、サービス、契約後のアフターサービスの提供
- 当社及び当社提携先の商品・サービス契約（保証・保険・信託・融資・許認可取得・登記・WEB・IT関連等）の各種手続き、申込・契約の履行、情報、サービスの提供、契約後のアフターサービスの提供
- 商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール、SNSなどによる営業活動マーケティン活動及び顧客動向分析または商品開発等の調査分析
- 当社で取得した閲覧履歴等の情報を分析して、行動・趣味・嗜好に応じた情報・サービスの提供に資する広告のために利用
- 当社利用に違反した利用者や、不正・不当な目的で当社サービスを利用しようとする利用者の特定をし、ご利用をお断りするために利用
- 災害等による安否確認等のご連絡等
- 採用活動におけるご連絡・情報提供等
- お客様とのサービス品質向上のために利用
2．個人情報の第三者への提供
当社は、お客さまよりお預かりした個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
- お客さまから事前にご同意いただいている場合
- 法令に基づき提供を求められた場合
- 法令に違反することとなる場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
- 国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 不動産仲介・不動産管理等を実施する管理会社
- 登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
- 融資等に関する金融機関
- 信用情報機関
- 建物・区画の所有者
- 契約時に必要な保険会社・保証会社
- 建物管理上で必要な施工会社・設備関係の会社・引越業者・その他生活関連のサービスを提供する会社
- 契約・申込・そのたの事由において個人情報の提供が必要となる場合
- 合併・その他の事由による事業の継承に伴って個人情報の提供が必要となる場合
- 当社グループ会社
- 1項の利用目的の達成の範囲での個人情報の第三者への提供
3．個人情報の取扱い委託について
個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当社は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
4．個人情報の安全対策について
個人情報の管理は安全性を考慮し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクに対する予防並びに是正に関する対策を講じます。
- 人的安全管理対策として、従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施
- 物理的安全対策として個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施
- 技術的安全対策として、外部からの不正アクセスから保護する仕組み、社内のパソコン等の監視する仕組みを導入・実施
- セキュリティの対策として、情報セキュリティ基本方針を定め、運用・管理の実施
- 当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表
5．個人情報の訂正および削除について
当社は、利用者から請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正又は削除を行い、これを利用者に通知します。
6．個人情報の利用停止等について
当社は、利用者から、以下の各号に定める場合に該当するとして、個人情報の利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます。）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、法令に従って、個人情報の利用停止等を行い、その旨利用者に通知します。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、利用者の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。
- 利用目的の範囲を超えて取り扱われている場合
- 不正の手段により取得された個人情報である場合
- 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されている場合
- 当社が利用者の個人情報を利用する必要がなくなった場合
- 要配慮個人情報が含まれる個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損（以下「漏えい等」といいます。）が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 不正の目的をもって行われたおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 個人情報にかかる本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 当該個人情報の取扱いにより利用者の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合
7．個人情報の開示について
当社がご本人又はその代理人から、弊社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。
- 開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、メール添付もしくは郵送によりご提出ください。
郵送の場合には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。 - 開示等の請求における提出書面
開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入ください。
- 本人確認
弊社は開示等請求者の本人確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。
- 代理人による開示等のご請求
開示等のご請求を代理人に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。■代理人本人であることを確認するための書類（コピー）
運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか1点
※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。■委任状（ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。
代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。） - 開示等のご請求に対する回答方法
ご請求者よりいただきました方法（メール、FAX、郵送）により、ご回答いたします。
8．個人情報保護基本方針の見直し
当社は本個人情報保護基本方針の内容を適宜見直し、その改善に努めます。本個人情報保護基本方針の内容は、法令その他本個人情報保護基本方針に別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後の個人情報保護基本方針は、当社所定の方法により、利用者に通知し、又は当社Webサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
9．個人情報の管理について責任を有する者
〒790-0012 愛媛県松山市湊町1-2
株式会社日本エイジェント 代表取締役 乃万春樹
10．お問合せ窓口
当社の個人情報の取扱に関するお問合せは下記までご連絡ください。
株式会社日本エイジェント お客様対応窓口
〒 790-0012 【住所】愛媛県松山市湊町1丁目2番地
TEL: 089-921-1567
Mail: info@nihon-agent.co.jp
制定 2006年12月1日
改定 2023年3月15日